Microsoft-Lizenzen - warum sich der Wechsel auch wirtschaftlich lohnt

Microsoft stellt den Verkauf eigenständiger SharePoint- und OneDrive-Lizenzen ein. Ab Juni 2026 können Unternehmen keinen euen Standalone-Pläne mehr buchen, bestehende Verträge laufen spätestens Ende 2029 aus. Wer SharePoint Online oder OneDrive bisher gezielt und relativ kostengünstig genutzt hat, wird damit faktisch zum Umstieg auf umfassende und teurere Microsoft-365-Suiten gedrängt.

Was Microsoft als „geringe Nachfrage“ und „nicht standardmäßige Nutzung“ beschreibt, bedeutet für viele Unternehmen und Behörden vorallem eines: deutlich höhere Kosten – bei gleichzeitigem Zwang zu Funktionen, die sie im Alltag oft gar nicht benötigen.

Paradigmenwechsel: Vom modularen Werkzeugkasten zur teuren Komplett-Suite

Die bisher erhältlichen SharePoint- und OneDrive-Pläne waren für viele Organisationen eine effiziente, schlanke und bezahlbare Lösung. Dokumentenmanagement, Dateiablage, Zusammenarbeit – ohne Exchange, ohne Teams, ohne zusätzliche Dienste. Mit Preisen unter zehn Euro pro Nutzer und Monat war das wirtschaftlich gut kalkulierbar.

Jetzt der Paukenschlag: Künftig bleibt nur der Umstieg auf Microsoft-365-Suiten wie Business, E3 oder E5. In der EU liegen diese je nach Paket bei rund 36 bis 60 Euro pro Nutzer und Monat. Hinzu kommt eine bereits angekündigte Preiserhöhung ab Juli 2026. Für kleine und mittlere Unternehmen bedeutet das nicht selten eine Kostensteigerung um das Fünf- bis Zehnfache – ohne dass sich der tatsächliche Nutzen entsprechend erhöhen würde. Es scheint, als wolle Microsoft kleinere Kunden gezielt aussortieren. Und das in Zeiten, in denen sowieso immer mehr Unternehmen und Behörden den US-Anteil ihres Tech Stacks wegen Sicherheitsbedenken kritisch überprüfen. Der Wechsel hat angesichts der Diskussion um europäische Datensouveränität ohnehin gerade Konjunktur - und die Zahl der Success Stories wächst täglich. Jetzt, so scheint es, macht Microsft europäische Lösungen durch den wirtschaftlichen Kostenaspekt sogar aktiv noch attraktiver.  

Viele IT-Leiter und Geschäftsführer stellen sich daher eine einfache Frage: Warum für ein Komplettpaket zahlen, wenn eigentlich nur ein sicherer, performanter und compliance-konformer Dateidienst nötig ist?

Der strategische Hebel: Kostenkontrolle statt Lizenzzwang

Die aktuelle Entscheidung passt in eine länger erkennbare Strategie von Microsoft: weg von Einzelprodukten, hin zu eng verzahnten Abonnements, die sich kaum noch je nach tatsächlichem Bedarf modular zusammenstellen lassen. Für Unternehmen bedeutet das weniger Flexibilität in der IT-Architektur – und eine immer weiter steigende Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter. Auf europäischer Ebene ist das Thema Teil einer größeren Debatte um digitale Souveränität und unabhängige Beschaffungsoptionen: EU-Institutionen und nationale Behörden arbeiten an einem Rahmen, der sichere, souveräne Cloud-Optionen fördert und damit staatliche und wirtschaftliche Akteure weniger anfällig gegenüber Markt-Bündelungen macht (EU-Cloud-Sovereignty-Framework). Auch politische Akteure betonen die Notwendigkeit, Kontrolle über Schlüsseltechnologien zu behalten. 

Experten aus der IT-Ökonomie und Digitalpolitik weisen seit Jahren darauf hin, dass diese Form der Bündelung nicht nur technische, sondern auch große wirtschaftliche Risiken birgt. Je tiefer Unternehmen in proprietäre Ökosysteme eingebunden sind, desto höher werden Wechselkosten, Schulungsaufwände und Lizenzabhängigkeiten. Studien, unter anderem der European Digital SME Alliance, und Analysen aus dem Umfeld der EU-Kommission zeigen, dass Lizenzkosten bei großen Plattformanbietern inzwischen einen signifikanten Anteil der laufenden IT-Betriebskosten ausmachen – mit steigender Tendenz. Das belegt auch der CERRE-Report zur Regulierung / Wettbewerb im Cloud-Markt.

Der aktuelle Schritt bei SharePoint und OneDrive wirkt daher wie ein Katalysator: Viele Unternehmen prüfen erstmals ernsthaft, welche Dienste sie wirklich benötigen – und wo sie bewusst aussteigen können.

Wechseln heißt nicht verzichten – sondern (sicher) neu priorisieren

Ein Umstieg weg von Microsoft-Diensten ist heute kein technischer Rückschritt mehr. Moderne, europäische Cloud-Plattformen bieten leistungsfähige Alternativen für Dateiablage, Zusammenarbeit und Integration in bestehende Prozesse – ohne Lizenzpakete, die am tatsächlichenBedarf vorbeigehen.

Gerade für Unternehmen, die SharePoint und OneDrive primär als File- und Dokumentenplattform eingesetzt haben, eröffnen sich dadurch jetzt neue Spielräume:

• Planbare, transparente Kosten statt jährlich steigender Lizenzpakete
• Modulare Architekturen, die sich am tatsächlichen Bedarf orientieren
• Unabhängigkeit von proprietären Suite-Zwangsmodellen
• Rechts- und Investitionssicherheit durch europäische Anbieter
• Echte europäische Datensouveränität ohne technische oder rechtliche Hintertüren

Dass dieser Ansatz zunehmend auch politisch unterstützt wird, zeigen zahlreiche europäische Initiativen zur digitalenSouveränität. Die EU-Kommission und immer mehr nationale Digitalministerien betonen immer wieder, dass wirtschaftliche Resilienz und Wettbewerb nur dort entstehen, wo technologische Abhängigkeiten aktiv reduziert werden. Selbst der Deutsche Bundestag plant für die eigene Verwaltung den Wechsel hin zu wirklich souveränen Lösungen.  

In Projekten sehen wir immer wieder: Souveränität entscheidet sich im Alltag – beim Teilen, Bearbeiten, Freigeben und Wiederherstellen.

• SecureShare: sensiblen Datenaustausch mit Externen, Rechte entziehen, Kontrolle behalten
• SecureWork: Zusammenarbeit ohne Kopienchaos, mit nachvollziehbaren Rechten/Versionen
• SecureSign: digital signieren, nachvollziehbar im Prozess
• Backup: Wiederherstellung planen, testen und absichern

Wenn auch Sie gerade intern darüber diskutieren, ob und wie ein Wechsel klappen kann, ohne dass der Betrieb darunter leidet – dann ist das ist genau der Moment, in dem ein kurzer Austausch Sinn macht.

Europäische Cloud-Alternativen gewinnen an Bedeutung und Beliebtheit

Für viele Unternehmen ist der Wechsel nicht allein eine Frage der Kosten. Er ist auch eine strategische Entscheidung für mehr Kontrolle über die eigene IT-Landschaft. Europäische Cloud-Anbieter setzen dabei gezielt auf transparente Preismodelle, offene Schnittstellen und die klare Trennung einzelner Dienste.

SecureCloud verfolgt genau diesen Ansatz: Unternehmen erhalten Hosted File Services, die sich nahtlos in bestehende Workflows integrieren lassen – ohne den Zwang zu vorgeschriebenen Produktpaketen. Migrationen aus SharePoint- und OneDrive-Umgebungen lassen sich strukturiert und kontrolliert umsetzen, inklusive Rechtekonzepten, Versionshistorien und Anbindung bestehender Anwendungen.

Gleichzeitig profitieren Organisationen von einem Hosting unter deutschem Recht, klaren Compliance-Strukturen und einer IT-Architektur, die bewusst auf Offenheit statt auf Lock-in setzt.

Fazit: Der Ausstieg ist auch betriebswirtschaftlich sinnvoll

Das Ende eigenständiger SharePoint- und OneDrive-Lizenzen ist nicht nur eine Produktanpassung, sondern ein Paradigmenwechsel. Sie rückt bei der Evaluation eines Anbieterwechsels auch die Aspekte IT-Kosten und Abhängigkeiten wieder stärker in den Fokus. Wer bisher bewusst auf schlanke Lösungen gesetzt hat, steht jetzt vor der Wahl: neue Konditionen einfach akzeptieren - oder die komplette IT-Infrastruktur neu und sicher denken. Und dabei auch noch Kosten senken.

Der Wechsel weg von Microsoft ist dabei längst nicht mehr nur eine Frage europäischer Datensouveränität oder Cybersicherheit. Er ist zunehmend ein wirtschaftlich rationaler Schritt, um Kosten zu senken, Handlungsfähigkeit zurückzugewinnen und IT-Investitionen wieder am tatsächlichen Bedarf auszurichten.

Für viele Unternehmen beginnt diese Neubewertung genau jetzt.