Elektronische Signatur: wann EES, FES oder QES rechtssicher ist

Eine elektronische Signatur ist in Deutschland für die meisten Verträge wirksam, egal auf welcher Stufe. Das Gesetz schreibt für die meisten Geschäfte keine Form vor. Die Stufe entscheidet darüber, wie gut Sie eine Unterschrift im Streitfall beweisen können und ob sie eine gesetzlich verlangte Schriftform erfüllt.

Die EU-Verordnung eIDAS unterscheidet die einfache (EES), die fortgeschrittene (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Nur die QES ersetzt die handschriftliche Unterschrift. Für einige Erklärungen schließt das Gesetz aber auch sie aus. Dieser Beitrag zeigt, welche Stufe zu welchem Dokument passt, was Gerichte dazu entschieden haben und welche Regeln sich bis 2027 ändern.

Die meisten Verträge brauchen keine bestimmte Form

Kaufverträge, Dienstleistungsverträge, Bestellungen oder Geheimhaltungsvereinbarungen zwischen Unternehmen können formfrei geschlossen werden. Rechtlich genügt dafür auch eine E-Mail oder ein Klick. Eine elektronische Signatur dient hier als Nachweis, wer wann was unterschrieben hat.

Art. 25 Abs. 1 der eIDAS-Verordnung stellt klar, dass einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden darf, weil sie elektronisch ist oder nicht qualifiziert. Ob eine Form vorgeschrieben ist, regelt allerdings weiter das nationale Recht (Art. 2 Abs. 3 eIDAS).

Im Alltag vieler Unternehmen ist die elektronische Signatur noch nicht angekommen. Im Digital Office Index 2024 des Bitkom gaben 32 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten an, digitale Signaturlösungen einzusetzen, weitere 14 Prozent planten es (Befragung von 1.103 Unternehmen, April bis Juni 2024).

Die drei Stufen unterscheiden sich vor allem in der Beweiskraft

Die einfache elektronische Signatur (EES) umfasst alle Daten, die einem Dokument beigefügt sind und mit denen jemand unterzeichnet (Art. 3 Nr. 10 eIDAS). Dazu zählen eine eingescannte Unterschrift, ein Namenskürzel unter einer E-Mail oder der Klick auf ein Unterschriftsfeld. Wer die Unterschrift bestreitet, zwingt den Empfänger zum Nachweis, und das Gericht bewertet ihn frei (§ 286 ZPO).

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) muss nach Art. 26 eIDAS eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet sein und ihn identifizieren. Sie entsteht mit Daten, die nur er kontrolliert, und macht jede spätere Änderung am Dokument erkennbar. In der Praxis gehören dazu meist eine Anmeldung mit zweitem Faktor und ein versiegeltes Dokument mit Protokoll. Die Beweiskraft ist deutlich höher, sie wird aber ebenfalls frei gewürdigt.

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist eine FES, die auf einem qualifizierten Zertifikat beruht und mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erzeugt wird (Art. 3 Nr. 12 eIDAS). Das Zertifikat stellt ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter aus, nachdem er die Identität der Person geprüft hat, etwa per Videoverfahren mit Ausweis. Die QES hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift (Art. 25 Abs. 2 eIDAS). Vor Gericht spricht der Anschein für ihre Echtheit, und nur ernstliche Zweifel können ihn erschüttern (§ 371a ZPO).

Wo das Gesetz Schriftform verlangt, genügt nur die QES

Schreibt ein Gesetz die Schriftform vor, muss das Dokument eigenhändig unterschrieben werden (§ 126 BGB). Die elektronische Form kann sie ersetzen, wenn das Gesetz nichts anderes bestimmt. Dafür muss der Aussteller seinen Namen hinzufügen und das Dokument qualifiziert signieren (§ 126a BGB). Bei einem Vertrag signiert jede Partei ein gleichlautendes Dokument mit ihrer eigenen QES.

Das betrifft heute zum Beispiel die Befristung eines Arbeitsvertrags (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Die Befristungsabrede muss beiden Seiten unterschrieben vorliegen, bevor die Arbeit beginnt. Arbeitszeugnisse dürfen seit 2025 mit Einwilligung des Beschäftigten in elektronischer Form erteilt werden (§ 109 Abs. 3 GewO). Eine FES reicht in diesen Fällen nicht, auch wenn sie technisch sicher ist.

Bei Verbraucherdarlehen ändert sich die Regel am 20. November 2026. Ab dann genügt für Allgemein-Verbraucherdarlehen die Textform, Immobiliar-Verbraucherdarlehen brauchen weiter die Schriftform (§ 492 Abs. 1 BGB in der Fassung des Umsetzungsgesetzes zur Verbraucherkreditrichtlinie, BGBl. 2026 I Nr. 139). Für Verträge bis zum 19. November 2026 gilt die Schriftform für beide Arten.

Anders ist es, wenn die Parteien die Form selbst vereinbart haben. Für eine vertraglich vereinbarte elektronische Form genügt im Zweifel auch eine einfachere Signatur (§ 127 Abs. 3 BGB).

Gerichte prüfen die Form genau

Welche Folgen ein Formfehler hat, zeigt ein Urteil des Landesarbeitsgerichts Berlin-Brandenburg vom 16. März 2022 (23 Sa 1133/21). Ein Personaldienstleister hatte befristete Verträge mit einer eingescannten Unterschrift des Geschäftsführers versehen. Das Gericht sah darin weder eine eigenhändige Unterschrift noch eine QES. Die Befristung war unwirksam, das Arbeitsverhältnis galt damit als unbefristet geschlossen (§ 16 TzBfG), auch wenn es nur wenige Tage dauern sollte (Pressemitteilung der Berliner Arbeitsgerichte).

Die Gegenprobe lieferte das Arbeitsgericht Gera am 7. März 2024 (2 Ca 936/23). Eine Befristung, die beide Seiten über eine Signaturplattform mit QES unterschrieben hatten, erfüllte die Schriftform. Das Urteil ist erstinstanzlich, ein Bundesgericht hat die Frage bisher nicht entschieden. Die herrschende Meinung in der Fachliteratur teilt das Ergebnis.

Für einige Erklärungen bleibt die Unterschrift auf Papier Pflicht

In wenigen Fällen schließt das Gesetz die elektronische Form ausdrücklich aus. Dann ist auch eine QES unwirksam.

• Kündigung und Aufhebungsvertrag im Arbeitsverhältnis (§ 623 BGB)
• Bürgschaftserklärung (§ 766 BGB)
• Schuldversprechen und Schuldanerkenntnis (§§ 780, 781 BGB)

Für Bürgschaft, Schuldversprechen und Schuldanerkenntnis gilt eine Ausnahme: Ist die Erklärung für den Bürgen oder Schuldner ein Handelsgeschäft, entfällt die Form ganz (§ 350 HGB).

Wo das Gesetz eine notarielle Beurkundung verlangt, etwa beim Grundstückskauf (§ 311b BGB), ersetzt keine elektronische Signatur den Termin beim Notar.

Seit 2025 genügt in mehreren Fällen die Textform

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat zum 1. Januar 2025 mehrere Formvorschriften gelockert. Textform verlangt nur eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, die den Erklärenden nennt (§ 126b BGB). Eine E-Mail oder ein PDF erfüllt sie bereits.

• Gewerbemietverträge mit mehr als einem Jahr Laufzeit (§ 578 BGB)
• Verträge zur Arbeitnehmerüberlassung zwischen Verleiher und Entleiher (§ 12 AÜG)
• Nachweis der Arbeitsbedingungen, wenn der Arbeitgeber einen Empfangsnachweis anfordert (§ 2 NachwG), mit Ausnahmen für einzelne Branchen
• Vereinbarungen, die ein Arbeitsverhältnis mit Erreichen der Regelaltersgrenze beenden (§ 41 SGB VI)
• Gesellschafterbeschlüsse einer GmbH im Umlaufverfahren, wenn alle Gesellschafter in Textform zustimmen (§ 48 Abs. 2 GmbHG)

Für diese Dokumente ist eine FES ein guter Standard. Sie erfüllt die Textform und belegt zusätzlich, wer unterschrieben hat.

Bis 2027 ändern sich weitere Regeln

Drei Termine sollten Personal-, Rechts- und Finanzabteilungen kennen. Nur der erste ist bereits Gesetz.

• 20. November 2026: Allgemein-Verbraucherdarlehen brauchen nur noch Textform. Vorangekreuzte Kästchen reichen für den Vertragsschluss nicht (§ 492 Abs. 1a BGB neu).
• 1. Januar 2027 (geplant): Der Koalitionsausschuss hat am 2. Juli 2026 beschlossen, das Schriftformerfordernis bei Befristungen zu diesem Datum aufzuheben (Beschlusspapier, Punkt 34). Welche Form danach gilt, legt erst das Gesetz fest. Bis es verkündet ist, bleibt § 14 Abs. 4 TzBfG unverändert.
• 2. Januar 2027: Die staatliche EUDI-Wallet soll starten. Die QES in der Wallet ist laut Bundesregierung für den Lauf des Jahres 2027 geplant. Die eIDAS-Verordnung verlangt, dass Privatpersonen damit kostenlos qualifiziert signieren können. Die Mitgliedstaaten dürfen das auf private Zwecke beschränken (Art. 5a Abs. 5 lit. g eIDAS).

Welche Stufe zu welchem Dokument passt

Die folgende Übersicht ist eine Orientierung für typische Fälle im Unternehmen, Stand Oktober 2026. Im Einzelfall entscheidet die Vorschrift, die für das Dokument gilt.

Eine Signatur muss auch in zehn Jahren noch prüfbar sein

Verträge und Handelsbriefe werden je nach Unterlage sechs bis zehn Jahre aufbewahrt (§ 257 HGB, § 147 AO). Die Zertifikate hinter einer Signatur laufen meist nach wenigen Jahren ab. Damit eine Signatur später noch geprüft werden kann, gehören Zeitstempel und Prüfdaten zum Zeitpunkt der Unterschrift in das Dokument.

Für die QES sieht eIDAS dafür einen eigenen qualifizierten Bewahrungsdienst vor (Art. 34 eIDAS). Seit der Reform von 2024 kennt die Verordnung außerdem die qualifizierte elektronische Archivierung als Vertrauensdienst (Art. 45j eIDAS).

Für Dokumente, die ein Unternehmen als Organisation ausstellt, gibt es das elektronische Siegel. Ein qualifiziertes Siegel begründet die Vermutung, dass die Daten unverändert sind und von der genannten Organisation stammen (Art. 35 Abs. 2 eIDAS). Die Unterschrift einer Person ersetzt es nicht, wo das Gesetz Schriftform verlangt.

Bei der QES zählt der Vertrauensdiensteanbieter

Qualifizierte Zertifikate darf nur ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter ausstellen. Jeder Mitgliedstaat führt eine öffentliche Vertrauensliste, die EU bündelt sie im eIDAS-Dashboard. Die Anbieter werden mindestens alle 24 Monate geprüft (Art. 20 eIDAS).

Vor der Auswahl einer Lösung lohnen diese Fragen an den Anbieter:

• Über welchen Vertrauensdiensteanbieter laufen die QES, und steht er in der EU-Vertrauensliste?
• Wie identifizieren sich externe Unterzeichner, die kein eigenes Zertifikat haben?
• Welches Protokoll erhalten Sie zu jedem Vorgang, und bleibt die Signatur prüfbar, wenn das Zertifikat abgelaufen ist?
• Wo liegen die signierten Dokumente danach, und wer hat Zugriff?

SecureSign bringt alle Stufen in einen Ablauf

Viele Unternehmen brauchen im Alltag mehrere Stufen, etwa die FES für das Angebot und die QES für den befristeten Arbeitsvertrag. SecureSign, das Signaturmodul der SecureCloud, deckt beide in einem Ablauf ab. Der Absender legt pro Dokument fest, welche Unterschriftstypen zur Wahl stehen, vom Klick über die gezeichnete oder biometrische Unterschrift bis zur QES.

Externe Unterzeichner brauchen kein eigenes Konto. Für eine QES erhalten sie ein Einmal-Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters. Wer regelmäßig qualifiziert unterschreibt, identifiziert sich einmal per Video und signiert danach drei Jahre lang mit einem Langzeitzertifikat. Für Unterzeichner lässt sich eine Anmeldung mit zweitem Faktor verlangen, und mehrere Dokumente lassen sich in einer Mappe gesammelt unterschreiben.

SecureSign ist ein Modul der SecureCloud GmbH mit Sitz in Deutschland. Die qualifizierten Zertifikate stellt ein Vertrauensdiensteanbieter aus, der in der EU-Vertrauensliste geführt ist. Mehr zu Funktionen und Unterschriftstypen zeigt die Seite SecureSign.

Ob SecureSign zu Ihren Abläufen passt, prüfen Sie am besten selbst in der Testversion.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand: Oktober 2026.

Häufige Fragen

Ist eine elektronische Signatur in Deutschland rechtsgültig?

Ja. Die meisten Verträge sind formfrei, dort wirkt jede elektronische Signatur. Wo das Gesetz Schriftform verlangt, ersetzt nur die QES die Unterschrift.

Was ist der Unterschied zwischen FES und QES?

Beide identifizieren den Unterzeichner und schützen das Dokument vor Änderungen. Nur die QES beruht auf einem qualifizierten Zertifikat und ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.

Welche Verträge brauchen eine qualifizierte elektronische Signatur?

Alle, für die das Gesetz Schriftform verlangt und die elektronische Form nicht ausschließt, etwa die Befristung eines Arbeitsvertrags oder ein Immobiliar-Verbraucherdarlehen.

Reicht eine eingescannte Unterschrift für einen befristeten Arbeitsvertrag?

Nein. Das LAG Berlin-Brandenburg hat 2022 eine so unterschriebene Befristung für unwirksam erklärt. Nötig sind eine eigenhändige Unterschrift oder eine QES beider Seiten.

Wann reicht auch eine QES nicht aus?

Bei Kündigung und Aufhebungsvertrag im Arbeitsverhältnis, bei der Bürgschaft und beim Schuldanerkenntnis. Dort verlangt das Gesetz Papier. Beurkundungen bleiben beim Notar.

Kann ein Arbeitsvertrag elektronisch unterschrieben werden?

Ein unbefristeter Arbeitsvertrag ist formfrei. Die Befristung braucht heute Schriftform, also eine QES beider Seiten. Die Koalition will das zum 1. Januar 2027 ändern.

Was ändert sich bei Verbraucherdarlehen?

Ab 20. November 2026 genügt für Allgemein-Verbraucherdarlehen die Textform. Immobiliar-Verbraucherdarlehen brauchen weiter Schriftform, elektronisch also eine QES.

Erfüllt eine Signatur mit SecureSign die Schriftform?

Ja, wenn mit der QES unterschrieben wird und das Gesetz die elektronische Form nicht ausschließt. SecureSign bietet die QES über einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter.